آشنايي با EPM (مديريت فرايند سازمان) و نحوه استفاده از آن در SixSigma
محصولات و خدماتي که براي يک سازمان و مشتريان آن، ارزش مي‌آفريند، از يک سري فعاليت‌ها تشکيل شده‌اند. از ترکيب و اتصال اين فعاليت‌ها و تاثيرات متقابل آنها بر هم، فرايندها بوجود مي‌آيند. اين ارتباطات بين فعاليت‌ها با جريان در قسمت‌هاي مختلف سازمان و واحدهاي آن به مشتري نهايي ختم مي‌شوند. ارتباط و اتصال ضعيف بين فعاليت‌ها، يا فرآيندهاي ضعيف در سازمان‌ها منجر به افزايش زمان سيکل، افزايش قيمت محصولات وخدمات، ايجاد نقص و عيب در توليد محصول يا ارائه خدمات و... ميشود که هم براي مشتري و هم براي توليدکننده، کاهش ارزش را به همراه دارد. با استفاده از اين متدولوژي تيم‌ها قادر خواهند بود فرايندهايي که بيشترين اهميت را دارند شناسايي کرده و ارتباط متقابل بين فرايندها که باعث کاهش ارزش مي‌شوند را درک کنند. همچنين تشخيص دهند که چه بهبودهايي براي رسيدن به خروجي و محصول مورد انتظار، ضروري است. در ادامه اين بحث، آموخته‌هايي در باره EPM و گام‌هاي کليدي مورد نياز براي رسيدن به موفقيت، معرفي شده و نشان خواهيم داد که چگونه EPM در پنج فاز عمده متدولوژي Six sigma يا چرخه DMAIC،کاربرد خواهد داشت. همانطور که اشاره شد، فرايندها از اتصال و ارتباط فعاليت‌ها با هم بوجود مي آيند و از ترکيب فرايندهاي ساده، فرايندهاي بزرگتر و پيچيدهترکه در نهايت، اين فرايندها به مشتري نهايي ختم خواهند شد. براي درک بيشتر اهميت فرايندها در يک سازمان يک خط مونتاژ ساده را در نظر بگيريد که از چندين مرحله تشکيل شده است.
1- Interprise Process Management
با انجام هر مرحله از مراحل مونتاژ اين محصول، ارزش افزوده‌اي در محصول ايجاد ميشود. هر کدام از اين مراحل علي رغم افزودن بر ارزش محصول، بالقوه مي‌توانند باعث اتلاف زمان، هزينه (از طريق ايجاد عيب يا دوباره کاري و...) نيز بشوند که در مجموع متضمن ضرر و خسارت خواهد شد.
فرايندهاي بزرگ از مجموع فرايندهاي کوچکتر حاصل مي‌شوند. با ديد ميکروسکوپيک به سازمان يا پروژه، مي‌توان هزاران هزار فعاليت و فرايند ريز و متوسط را شناسايي نمود. اما نگاه ماکروسکوپيک اغلب ارزشمندتر است. زيرا تمام فرايندها نبايد و نمي‌توانند شناسايي و مستند شده و بهبود يابند. بلکه در سازماني که يک پروژه Sixsigma در حال اجراست، اغلب فرايندهايي که مستقيما روي مشتري و کيفيت مورد انتظار او تاثير مي‌گذارند، براي مطالعه بيشتر و بهبود انتخاب مي‌شوند.
لازم به ذکر است که مشتريان هم شامل مشتري داخلي و هم شامل مشتري خارجي خواهند شد.
مديريت فرايند سازمان يک فرايند تکراري (چرخه‌اي) است که شامل 5 مرحله زير مي‌باشد. اين 5 مرحله به طور طبيعي با متدولوژي SixSigma مطابقت دارد.
1. شناسايي فرايند (Process Identification)
2. مستندسازي فرايند (Process Documentation)
3. تجزيه و تحليل فرايند (Process Analysis)
4. بهبود فرايند (Process Improvment)
5. پايش فرايند و بهبود مستمر آن (Process Monitoring and Continuous Improvement)
گام اول: شناسايي فرايند
شناسايي فرايند با درک روشن شما از مسئله‌اي که مي‌خواهيد به رفع آن بپردازيد، شروع ميشود. شما بايد نتايج مورد نظر خود و فرايندهاي بحراني و عواملي که روي نتايج خواسته شده موثرند را شناسايي کنيد. هدف از اين مرحله اين است که درک کنيد کدام فرايندها روي نتايج مطلوب شما تاثير گذارند.
در SixSigma اولين مرحله انتخاب و تعريف پروژه (Define) است. تيم SixSigma مسئوليت شناسايي پروژه‌ها، اولويت‌دهي به کارها و تعريف اهداف را در اين مرحله بر عهده دارد. حالتي را در نظر بگيريد که 5 پروژه در سازمان شناسايي شده که روي اهداف مورد نظر، (کاهش زمان سيکل، حذف نقص، کاهش منابع استفاده شده، بهبود رضايت مشتري و...) تاثير گذارند. براي تمام اين 5 پروژه شرايط مشکل شناسايي شده و سود و بهره ناشي از اجراي بهبود که متوجه سازمان خواهد شد تخمين زده شده‌اند. ولي نقشه فرايند (Process Map) يکي از اين پروژه‌ها از بقيه کاملتر است و اطلاعات کاملتري از نحوه انجام فعاليت‌ها در آن موجود است. تيمSixsigma پروژه اخير را انتخاب مي‌کند، زيرا براي فرايندي که اطلاعات بيشتري از آن در اختيار دارد، احتمال بيشتري براي موفقيت قائل است. به طور خلاصه در اين مرحله اهداف و استراتژي‌ها مشخص شده، فرايندهاي موثر بر آن (يا آنهايي که بيشترين تاثير را دارند) شناسايي شده، اطلاعات کافي از آنها کسب شده و شاخص‌هاي مفيد براي ارزيابي بيشتر فرايندها تعيين ميشود.
گام دوم: مستندسازي فرايندها
هدف از اين مرحله مستندسازي مراحل فرايند به‌منظور ايجاد يک سابقه- يک عکس- از چگونگي اجراي فرايند است. بسياري از سازمان‌ها از اين گام به‌عنوان وسيله‌اي براي استاندارد کردن فعاليت‌ها و روابط استفاده مي‌کنند. اين مستندات شامل دو عنصر است: نمايش تصويرط فرايند (مثل نقشه فرايند)، شاخص‌هاي کمي
شاخص‌هاي کمي مي‌تواند شامل اطلاعات مهمي از قبيل تعداد منبع مصرف شده در هر مرحله، ميانگين هزينه صرف شده در هر دوره از فعاليت‌ها و اينکه در کجا و چگونه ارزش افزوده يا کاسته ميشود، باشد. اغلب اين مرحله باعث ميشود تا وضعيت فرايند بيش از پيش روشن شود و منجر به خلق ايده‌هاي بهبود با سرعت بيشتر مي‌گردد.
اين مرحله با فاز اندازه‌گيري (Measure) پروژهSixsigms منطبق بوده و هدف از آن کمي کردن فرايند است، زيرا تا وقتي که نتوانيم چيزي را اندازه‌گيري کنيم اطاعات ما در مورد آن ناقص است. شاخص‌هاي کمي که براي ارزيابي و اندازه گيري فرايند در مرحله قبل تعريف شده مفيد شناخته شدند، در اين مرحله محاسبه خواهند شد. شاخص هايي از قبيل ميانگين و انحراف استاندارد فرايند، زمان سيکل، بازده فرآيند، نسبت کارآيي فرآيند (Cp يا Cpk)، شاخص تکرارپذيري سيستم اندازه‌گيري (R&R)، عدد رضايت مشتري و... هر عدد و شاخص که فرآيند مورد نظر را عددي و کمي کند.
گام سوم: تجزيه و تحليل فرآيند
در اين مرحله، تيم پروژه درک عميق‌تري از فرآيند کسب خواهند کرد. بوسيله شناسايي عوامل موثر بر فرايند از قبيل ورودي‌ها و مواد اوليه، کارکنان و پرسنل، سيستم اندازه‌گيري، شرايط و محيط، تجهيزات و تکنولوژي و... و اينکه کدام يک از اين عوامل، تاثير بيشتري بر روي فرايند خواهند داشت، متغيرهاي کليدي و حياتي روي کيفيت خروجي فرايند تعريف مي‌شوند. همچنين بايد در اين مرحله اثرات متقابل بين عوامل نيز مورد بررسي قرار گيرد. شايد بعضي از عوامل به تنهايي تاثير روي فرايند نداشته باشند ولي در ترکيب با ساير عوامل تاثيرگذار مي‌شوند.
از اطلاعات اين مرحله مي‌توان شاخص‌هاي جديد تعريف نمود و يا اينکه شاخص‌ها و مقاديري را که در فاز قبلي پايه‌گذاري شده بودند، اصلاح کرد. اين احتمال وجود داردکه در اين مرحله به علت مطالعات بيشتر و شناسايي برخي عوامل که تا به حال در مورد آنها اطلاعي وجود نداشت، شاخص‌هاي جديدي تعريف شود. اين مرحله با فاز Analyse يک پروژه Sixsigma کاملا مطابقت دارد.
گام چهارم: بهبود فرايند
هدف از اين گام, ارائه را ه حل و گزينه‌هايي براي بهبود و رسيدن به هدف تعريف شده است. در اين مرحله بر مبناي عوامل و متغيرهايي براي کيفيت فرايند مهم تلقي شده‌اند (مرحله قبل) و انجام محاسبات, آزمايشات و تحليل‌هاي بيشتر روي آنها, پيشنهاد بهبود ارائه ميشود. به‌عبارت ديگر در اين فاز, که با فاز Improvement يک پروژه SixSigma مطابقت کامل دارد, بايد تعيين نمود که متغيرها و عوامل موثر بر فرآيند در سطح و اندازهاي باشد تا خروجي فرآيند بهينه باشد. Black Belt ما در برنامه‌هاي Sixsigma، در دوره‌هاي زماني مختلف به انجام آزمايشاتي روي فرايند مي‌پردازند و با جمع آوري اطلاعات حاصل و اندازه‌گيري و انجام تحليل‌هاي آماري روي آنها اقدامات لازم براي بهبود فرايند را شناسايي مي‌کنند. (DDE)، مدلسازي و شبيه‌سازي فرايندها مي‌توانند در افزايش سرعت آزمايش و شناسايي ميزان تاثير هر فرصت و پيشنهاد بهبود بسيار موثر باشند.