ERP چیست ؟
معمولا سیستمهای ERP شامل ترکیبهای مختلفی از سخت افزار و نرم افزار ، به منظور دستیابی به یکپارچه سازی می باشند . سیستمهای ERP بیشتر از یک مرکز اطلاعات به منظور نگهداری اطلاعات خام برای انجام عملیات های مختلفی که در طول سازمان یافت می شوند مورد استفاده واقع می گردند .
ERP اصالتا به چگونگی برنامه ریزی یک سازمان بزرگ در استفاده از وسعت منابع انسانی اذعان دارد .
در گذشته سیستمهای ERP در انواع مختلف کمپانیهای صنعتی مورد استفاده واقع می شدند . هر چند استفاده از ERP تغییر یافته و جامع و وسیع شده است ، امروزه این سیستم به هر نوعی از کمپانی صنعتی یا غیر صنعتی می تواند ارائه خدمات کند و هیچ مسئله ای ندارد که برای چه صنعتی استفاده شود .
در واقع سیستمهای ERP برای بیشتر انواع سازمانهای بزرگ و کوچک قابل استفاده اند .
به همین منظور ERP یک سیستم نرم افزاری تلقی می شود و آن باید عملیاتهای یک سازمان را با 2 سیستم و یا بیشتر فراهم سازد . در حالی که بعضی بسته های ERP وجود دارند که تنها 2 عملیات یک سازمان را پوشش می دهند و بیشتر سیستمهای ERP عملیاتهای مختلفی را پوشش می دهند .
امروزه سیستمهای ERP می توانند پهنه وسیعی از عملیاتها را پوشش داده و آنها را به یک مرکز اطلاعات یکپارچه تبدیل کنند . بعنوان مثال توابعی از قبیل منابع انسانی ، مدیریت زنجیره ای مواد ، مدیریت ارتباط با مشتری ، امور مالی ، عملیاتهای ساخت و عملیاتهای مدیریت انبار همگی با پشتوانه نرم افزاری قادر به انجام کار بوده و همیشه جایگاهی در شبکه و مرکز اطلاعات خود داشته اند .
یکپارچگی کلید ERP هاست .
یکپارچه سازی یک قسمت مهمی از ERP است . هدف اصلی ERP یکپارچه سازی اطلاعات خام و فرآیندها در تمامی قسمتهای سازمان است و آنرا بمنظور دست یابی آسان و جریان کار ساده متحد می کند .
ERP ها معمولا یکپارچگی را بوسیله خلق یک مرکز اطلاعات مجرد که مدلهای مختلفی از نرم افزارها را به استخدام گرفته بکار می برند و یکپارچگی در نواحی مختلفی از یک سازمان را با عملیاتهای مختلف تجاری فراهم می سازد .
اگر چه پیکره ای ایده آل از یک سیستم ERP باید برای یک سازمان کامل باشد . بیشتر سازمانهای بزرگ معمولا سیستم ERP خلق کرده و سپس سیستم را مبنا قرار داده و در رویارویی با اطلاعات خارجی سازمان به سیستمهای مجرد دیگر متکی شده که ظاهرا قوی تر است و نیازهای یک سازمان را بهتر به اجرا در می آورد . معمولا این نوع از پیکره بندی می تواند وقت تلف کردن بوده و زمان های کاری زیادی را ایجاد کند .
سیستم ERP مطلوب
یک سیستم ایده آل از ERP زمانی است که از یک مرکز اطلاعات مجرد بهره گیری شده و شامل تمامی اطلاعات خام برای مدلهای مختلف نرم افزاری باشد .
این مدلهای مختلف نرم افزاری می تواند شامل موارد زیر باشد :
ساخت : بعضی عملیاتها شامل : مهندسی ، ظرفیت سنجی ، مدیریت کار جاری ، کنترل کیفیت ، صورت مواد ، فرآیند ساخت و غیره باشد .
امور مالی : صورت حسابهای قابل پرداخت ، صورت حساب های قابل وصل ، سرمایه های ثابت و مدیریت نقدینگی و دقاتر حسابهای عمومی .
منابع انسانی : منفعتها و بهره وری ، آموزش ، لیست حقوق ، زمان کاری ، لیست حضور و غیاب و غیره
پروژه ها : هزینه گذاری ، صورت حسابها ، مدیریت فعالیتها ، زمان و هزینه و غیره ...
مدیریت زنجیره ای مواد : فهرست اموال ، برنامه ریزی زنجیره ای مواد ، زمانبندی کارپردازان ، فرآیند مطالبات ، سفارشگذاری ، خرید و غیره .
انبار اطلاعات : این ماجولی است که معمولا توسط مشتریان سازمان ، کارپردازان و کارمندان حاصل می آید .
ERP بهره وری را بهبود می بخشد .
قبلا سیستمهای ERP به نحوی بودکه هر بخش از یک سازمان حتما باید دارای سیستم کامپیوتری ، اطلاعات خام و مرکز اطلاعات خودش را داشته باشد . متاسفانه این سیستم ها توانایی برقراری ارتباط و مراوده با دیگر سیستم ها را نداشته و در برقراری ارتباط با سیستم کامپیوتری هم جوار نیاز داشته تا اطلاعات خام را نگهداری و یا بازنویسی کند تا قادر به انجام آن شود . بعنوان مثال ، امور مالی یک شرکتی ، روی یک سیستم کامپیوتری مجزا قرار داشت و سیستم منابع انسانی آن شرکت عملیاتهای ضروری فرآیند آنرا پیچیده تر و شدیدتر کرده بود .
یک سیستم ERP در جایگاهی است که معمولا تمامی مظاهر یک سازمان می تواند در یک هماهنگی کامل بجای سیستمهای مجردی که نیاز دارند تا با یکدیگر سازگار باشند کار کند . برای سازمانهای بزرگ افزایش بهره وری و کاهش انواع نرم افزارها نتایج آن است .
بکارگیری سیستم ERP
دست یابی و بکارگیری یک سیستم ERP وظیفه ساده ای نمی باشد و در واقع انجام چنین کاری شامل حجم زیادی از برنامه ریزی و مشاوره طی مدت 3 ماه الی 1 سال می باشد .
سیستم های ERP دارای پهنه وسیع و فوق العاده در قلمرو خود بوده و برای سازمانهای خیلی بزرگ تا حد بسیار زیادی می تواند پیچیده باشد . بکارگیری یک سیستم ERP در نهایت تغییرات اساسی در تغییر کارمندان و فعالیتهای کاری را سبب خواهد شد . رهبری یک پروژه ERP توسط کارمندان IT بنظر می آید که منطقی باشد و بیشتر توصیه می شود که از مشاوران اجرایی ERP استفاده گردد . بدلیل این واقعیت که مشاوران معمولا از قسمت مهم هزینه گذاری در طول پروژه اجرای ERP محسوب شده و خصوصا این که آنها در بکارگیری انواع مختلف سیستمها آموزشهای لازمه را دیده اند .
یکی از ویژگی های مهم که یک سازمان در اجرای یک سیستم ERP باید داشته باشد ، مالکیت پروژه است . زیرا تغییرات زیادی رخ خواهد داد و تاثیر وسیع آن بر بیشتر اعضای سازمان خواهد بود و همچنین باید اطمینان داشت که تمامی افراد در لیست یاری رسانی به تحقق پروژه و استفاده از سیستم جدید ERP سهیم می باشند .
معمولا سازمانها از شرکتهای فروشنده و مشاوران ERP در اجرای سیستم ERP مورد نظرشان استفاده می کنند . سه نوع مختلف خدمات دهی در بکارگیری سیستمهای ERP باید فراهم آید که شامل مشاوره ، بهنگام سازی و پشتیبانی می باشد .
خدمات مشاوره ای
معمولا خدمات مشاوره ای مسئول مراحل ابتدایی بکارگیری ERP می باشند . آنها به حیات یک سازمان با سیستم جدید خود با آموزش تولید ، جریان کار و بهبود ERP در استفاده در یک سازمان ویژه کمک می کنند .
خدمات بهنگام سازی
خدمات بهنگام سازی توسط وسعت استفاده از سیستم ERP و یا تغییر استفاده از آن توسط خلق میانجی های بهنگام سازی و یا کدها کاربری کار می کنند . در حالی که سیستم های ERP بیشتر برای فعالیتهای روزمره ای ساخته شده اند ، همچنان بعضی نیازهایی موجودند تا توسط یک سازمان ایجاد شده و یا بهنگام سازی شود .
خدمات پشتیبانی
خدمات پشتیبانی شامل هر دو تعمیر و نگهداری و پشتیبانی می باشد . بعنوان مثال اشکال زدایی و خدمات دستیابی به نشریات ERP .
مزیت های سیستم های ERP
مزیتهای فراوانی در بکارگیری یک سیستم ERP وجود دارد که در اینجا به بعضی از آنها اشاره می کنیم .
- یک سیستم یکپارچه جامع
- توانایی ساده سازی فرآیندها و جریانات کاری مختلف
- توانایی آسان در ارائه اطلاعات به بخشهای مختلف در یک سازمان
- بهبود بخشیدن به سطوح تاثیرگذاری و بهره وری
- پیش بینی و پیگیری بهتر
- کاهش هزینه ها
- بهبود در ارائه خدمات به مشتریان
اشکالات سیستمهای ERP
اگرچه برای بیشتر سازمانها بکارگیری سیستم ERP مزیتهای بیشتر و مهم تری نسبت به مضرات آن دارد ، اما در اینجا به بعضی از اشکالات که از نوع موانع عمومی محسوب شده و به تجربه کسب شده اشاره می نماییم .
معمولا می توان جلوی بیشتر موانع را گرفت بسرط آنکه سرمایه گذاری و آموزش به حد نیاز باشد و همچنین موفقیت اجرای پروژه بستگی به مهارت و تجربه نیروی کاری داشته تا قادر باشند سیستم جدید را بسرعت بروز رسانی کنند .
- بهنگام سازی در بیشتر وضعیتها محدودیت دارد .
- نیاز به مهندسی مجدد در فرآیندهای کسب و کار
- هزینه های نصب و اجرای سیستمهای ERP می تواند مانع کار شود .
- پشتیبانی فنی می تواند همکاری لازمه را نداشته باشد .
همچنین بکارگیری ERP ها ممکن است برای سازمانهای ویژه که جدیدند و یا قصد دارند تا در آینده ای نزدیک جهت گیری جدیدی