هوشين كانري
| هوشين كانري | |
|
واژه هوشين از تركيب دو كلمه ژاپني HO به معني جهت و SHIN به معناي سوزن براق تشكيل شده و مفهوم هوشين معادل سياست است. فلسفه هوشين، هدايت تمامي واحدهاي شركت به سوي ايجاد دورنما، ماموريت، استراتژي ، هدف‌گذاري، برنامه‌ريزي، اجرا، كنترل ، ارزيابي و بهبود است. به بيان ديگر، فلسفه هوشين هم‌عقيده و يكسو شدن ديدگاه‌هاست. حاصل دستيابي به اين هدف، ايجاد نظم و سازگاري در كل سيستم است و بر سازگاري و توافق بين اهداف و اجرا تاكيد مي‌كند. همچنين هم‌سويي و هماهنگي كه هدف بديهي هر سازمان است، توسط مديريت هوشين تحقق مي‌يابد. سيستم هوشين داراي دو وجه كاملاً حساب شده و هماهنگ است: هدف‌گذاري به مسائلي نظير بهبود كيفيت، كاهش هزينه، افزايش توليد، افزايش بهره‌وري، تحويل به‌موقع، بهبود محيط و انرژي، ارتقاي روحيه كاركنان و سطح علمي آنان از طريق آموزش مي‌پردازد. برنامه‌ريزي به تحقق اهداف فوق از طريق مكانيزم چرخه PDCA مي‌پردازد. هوشين شيوه عمل مطمئن و منطبق با اصل گام‌به‌گام موساشي است كه ضرب‌المثل فارسي «رهرو آن است كه آهسته و پيوسته رود.» بخوبي گوياي آن است. به‌منظور درك صحيح واژه ژاپني هوشين كانري، آن را به طريق مختلف به انگليسي ترجمه كرده‌اند. بيشترين ترجمه‌هاي انجام شده عبارتند از: مديريت از طريق سياست/ خط‌مشي، برنامه‌ريزي هوشين و توسعه خط‌مشي، متاسفانه هيچ‌يك از ترجمه‌هاي ارائه شده، دقيقاً معادل واژه ژاپني و نيز متدلوژي آن نيست. هدف از هوشين كانري (يا توسعه خط‌مشي) فراهم آوردن امكان رهيدن از وضعيت سهميه (Quoto) و ايجاد بهبودهاي اساسي در عملكرد از طريق تحليل مشكلات موجود و نيز توجه به شرايط محيطي است. هوشين كانري (توسعه خط‌مشي)، اهداف مديريت عالي شركت را در سطوح پايين‌تر سازمان جاري مي‌كند. در هر سطح، خط‌مشي سطح بالاتر به خط‌مشي، اهداف و فعاليت‌هاي سطح پايين‌تر ترجمه مي‌شود. با كمك هوشين كانري، اهداف بلندمدت مديريت مي‌تواند به مجموعه‌اي از فعاليت‌ها و خط‌مشي‌هاي قابل درك، واضح، سازگار و قابل دستيابي تبديل شود كه مي‌توانند در تمام سطوح و وظايف سازمان به كار گرفته شوند. زماني‌كه اين فعاليت‌ها و خط‌مشي‌ها به كار گرفته شوند، منجر به دسترسي به اهداف بلندمدت و بالطبع پيشرفت قابل ملاحظه و پيوسته خواهند شد. در ابتداي فرايند توسعه خط‌مشي (هوشين كانري- مترجم)، مديريت ارشد دورنماي شركت و نيز اهداف و خط‌مشي يك‌ساله را تنظيم مي‌كند. در هر يك از سطوح پايين‌تر، مديران و كاركنان با توجه به اهداف و خط‌مشي شركت در تعيين استراتژي و برنامه‌هاي كاري خود مشاركت مي‌كنند. آنها همچنين شاخص‌هايي را تعريف مي‌كنند كه بيانگر ميزان دسترسي به اهداف ذكر شده باشد. سپس آنها اهداف را به سطح پايين‌تر سازمان انتقال مي‌دهند. بنابراين هر يك از سطوح پاييني مديريت ارشد با سطح بالاتر در تماس است تا اطمينان حاصل شود كه استراتژي پيشنهادي با نيازمندي‌ها همخواني دارد. بازنگري‌هاي مرتبي انجام مي‌شود تا ميزان پيشرفت و نيز مشكلات موجود معلوم شده و اقدامات اصلاحي انجام شود. هوشين كانري، تضمين‌كننده اين نكته است كه هر شخصي در سازمان از دورنما و اهداف بلندمدت سازمان و نيز نحوه تبديل آنها به نيازمندي‌هاي مشخص و نيز فعاليت‌ها آگاه است. هوشين كانري، روشي است براي بهبود عملكرد سيستم‌هاي اداري. سيستم اداري، مجموعه‌اي از فرايندهاي مرتبط با يكديگر است كه به منظور دستيابي به اهداف اصلي سيستم به كار مي‌روند. براي هر سيستم اداري، شاخص‌هاي ارزيابي عملكرد و نيز سطح مطلوب دستيابي به اهداف تعريف مي‌شود. هوشين كانري يك ساختار برنامه‌ريزي ارائه مي‌كند تا بتوان تعدادي از فرايندهاي اصلي و منتخب را به سطح عملكرد مطلوب رساند. هوشين كانري در دو سطح عمل مي‌كند: 1. سطح برنامه‌ريزي استراتژيك 2. مديريت در سطح فعاليت‌هاي روزانه، جايي كه بيشتر جنبه‌هاي روتين/جاري عمليات اداري، مشاهده مي‌شوند. هوشين كانري مي‌تواند به عنوان عملكرد چرخه دمينگ (PDCA) در مديريت تلقي شود. چرخه PDCA بيانگر روشي جامع براي بهبود مستمر در فعاليت‌ها و فرايندها مي‌باشد. - در مرحله برنامه‌ريزي (Plan)، برنامه كاري براي مواجهه با مشكل ارائه شده و نقاط كنترلي و پارامترهاي كنترلي مرتبط ايجاد مي‌شوند. در نهايت، برنامه بازبيني و تاييد مي‌شود. - در مرحله اجرا (DO)، برنامه اجرا خواهد شد. - در مرحله بازبيني نتايج (Check)، اطلاعات مرتبط با نقاط كنترلي جمع‌آوري مي‌شود و سپس نتايج عملكرد با نتايج مورد انتظار مقايسه مي‌شود. - در مرحله اقدام (Act)، نتايج تحليل شده و علل اختلاف بين عملكرد و برنامه، شناسايي شده و پس از بحث در مورد آنها، علل نهايي شده و اقدامات اصلاحي تعريف مي‌شوند. گفتني است كه چرخه PDCA، توالي منطقي در رفتار است. به نحوي‌كه با اتمام يك چرخه PDCA با فعاليت اقدام (كه در آن اقدامات اصلاحي تعريف مي‌شوند)، مرحله برنامه‌ريزي (كه در آن برنامه اجرايي براي اقدامات اصلاحي تهيه مي‌شود) از چرخه بعدي PDCA شروع مي‌شود. مواردي كه در استفاده از روش هوشين كانري (به منظور تغيير در سيستم سازمان) بايد مدنظر قرار گيرند، به شرح زير است: - اندازه‌گيري سيستم كاري (عملكرد سازمان- مترجم) به عنوان يك مجموعه - تعيين اهداف اصلي سازمان - درك شرايط محيطي كه سازمان در آن عمل مي‌كند - تعيين فرايندهايي كه تشكيل‌دهنده سيستم، فعاليت‌هاي آنها، اهداف و معيارهاي اندازه‌گيري مي‌باشند - تامين منابع براي انجام فعاليت‌ها و دستيابي به اهداف سازمان هدف روش هوشين كانري، تضمين اين نكته است كه ديدگاه‌ها و دورنماي شركت به محض اتمام مرحله برنامه‌ريزي به فراموشي سپرده نشوند. هدف اين روش، زنده نگه داشتن مدارك برنامه‌ريزي است و نه بايگاني شدن آنها. هدف آن كاهش ميزان فعاليت‌هاي اضطراري (quoto of fire-fighting Prevent the daily) در هر روز، پيشگيري از جلسات استراتژيك برنامه‌ريزي نشده و نيز پيشگيري از تقدم يافتن تراكم فعاليت‌ها در هر سه ماه بر برنامه‌هاي استراتژيك واقعي مي‌باشد. در روش هوشين كانري، فعاليت‌هاي كوتاه‌مدت توسط برنامه‌ها تعريف و مديريت مي‌شوند. به منظور اطمينان از اين‌كه فعاليت‌هاي روزانه در راستاي اهداف و دورنماي شركت مي‌باشد، فرايند نظارت پيوسته‌اي وجود دارد. برنامه‌ريزي و شكستن برنامه‌ها از ويژگي‌هاي اصلي هوشين كانري مي‌باشد. هوشين كانري تامين‌كننده فرصت‌ها براي بهبود مستمر عملكرد از طريق شكستن دورنما، جهت، اهداف و برنامه‌هاي مديريت عالي شركت به تمام كاركنان است. بنابراين تمام افراد در سطوح مختلف مي‌توانند به‌طور مستمر در زمينه برنامه‌ها كار كرده، عملكرد را ارزيابي كنند و سپس نتايج را به عنوان بخشي از فرايند بهبود مستمر، مطالعه و بررسي كنند. هدف اين است كه در هر سازماني كه هوشين كانري مورد استفاده قرار مي‌گيرد، تمام افراد از دورنماي شركت آگاه باشند، واحدها بر عليه يكديگر رقابت نكنند، پروژه‌ها با موفقيت به اتمام برسند و به سازمان به‌عنوان مجموعه‌اي از فرايندهاي هماهنگ نگاه شود. گام‌هاي برنامه‌ريزي هوشين 1.هدف را انتخاب كنيد. - وضعيت جاري سازمان را معلوم كنيد. - معلوم كنيد كه سازمان مي‌خواهد در آينده چه شود (Vision). - معلوم كنيد كه سازمان بايد بر چه موضوعاتي تمركز كند تا به اهداف و دورنماي خود دست يابد. 2.به سازمان نظم دهيد (سازمان‌دهي كنيد). - اهداف سالانه و نيز معيارهاي شفاف براي موفقيت (دستيابي به اهداف- مترجم) را معلوم كنيد. - ابزار مورد نياز را تامين كنيد (تعيين نحوه دستيابي به اهداف) - در تعيين اهداف و ابزار (براي رسيدن به اهداف- مترجم) از نظرات كل سازمان استفاده كنيد. - طرح 3 تا 5 ساله را نهايي كنيد. 3.طرح را اجرا كنيد. - اجرا - نظارت بر پيشرفت 4.نظارت كرده، بهبود دهيد. - مشكلات را شناسايي كرده و هر چه سريع‌تر و در نزديك‌ترين سطح به مشكل، آن را حل كنيد. - آموزش را در سطح سازمان توسعه دهيد - بر نتايج، طرح و فرايند برنامه‌ريزي نظارت داشته و آن را بهبود دهيد. - ميزان پيشرفت را شناسايي كرده و جشن بگيريد. بهبود اساسي هوشين كانري در ادامه، 10 مرحله از فرايند ارتقاي كيفيت اعمال خط مشي، به‌طور خلاصه بيان خواهد شد: 1 . تعيين شعار و پيام، خط‌مشي و طرح ارتقاء و بهبود موسسه 2 . ابداع راهبردهاي بلندمدت و ميان مدت مديريتي 3 . جمع‌آوري و تحليل اطلاعات 4 . طرح‌ريزي هدف‌ها و روش‌ها 5 . تعيين اقلام كنترلي و تهيه فهرست اقلام مورد كنترل 6 . تعيين خط‌مشي 7 . تعيين اقلام كنترلي 8 . اجراي طرح خط‌مشي 9. مقابله و كنترل نتايج اجرا 10. تهيه گزارش وضعيت موجود اجراي هوشين كانري |
+
|